Bereits im Oktober 2018 kündigte Microsoft weitreichende Änderungen der preislich sehr attraktiven Team Member Lizenzen (TML) an. Auch wenn diese geänderten Lizenzbestimmungen bereits seit ihrer Ankündigung galten, unternahm Microsoft bisher keine Massnahmen um die Einhaltung ebendieser aktiv in den D365 Organisationen zu überprüfen und ggf. durch restriktive Eingriffe auch konsequent durchzusetzen. Dies wird sich jedoch schon bald ändern, denn Microsoft hat einen verbindlichen Stichtag kommuniziert, an welchem die geänderten Team Member Lizenzbestimmungen endgültig in kraft treten und auch aktiv durchgesetzt werden: und zwar beginnend am 01.04.2020. [efn_note] Im Februar 2020 kommunizierte Microsoft an ausgewählte Bestandskunden eine weitere Grace Period, in welcher bis Ende Juni 2020 noch keine konkrete Restriktionen greifen. Dies gilt nicht für alle D365 Lizenzen, daher besprechen Sie Ihre aktuelle Lizenzsituation unbedingt im Detail mit Ihrem Ansprechpartner der Isolutions AG. [/efn_note]
Hier gehts zum Dynamics 365 Lizenzierungsguide
Stand: Februar 2020
Nachfolgend werden einige Auswirkungen der Team Member Lizenzänderung behandelt und mögliche Handlungsempfehlungen ausgesprochen. Dabei handelt es sich um die beiden wesentlichen Themen “Nutzung von Model-driven Apps” sowie “Entitätszugriffsrechte”. Neben diesen beiden Themen gibt es noch zahlreiche weitere Lizenzbedingungen deren Behandlung jedoch den Rahmen dieses Handouts sprengen würden, weswegen jedem interessierten Leser dringend angeraten sei (insbesondere Anhänge A, B und D) den oben verlinkten License Guides zu konsultieren.
Ich werde zunächst einige Auswirkungen der Team Member Lizenzänderung erläutern und mögliche Handlungsempfehlungen aussprechen. Dabei handelt es sich um die beiden wesentlichen Themen Nutzung von Model-driven Apps sowie Entitätszugriffsrechte. Neben diesen beiden Themen gibt es noch zahlreiche weitere Lizenzbedingungen deren Behandlung jedoch (im Moment noch) den Rahmen dieser angedachten Artikelserie sprengen würden, weswegen jedem interessierten Leser dringend angeraten sei (insbesondere Anhänge A, B und D) den oben verlinkten License Guide zu konsultieren.
Auswirkungen
Zunächst einmal werden Benutzer, denen eine Team Member Lizenz (TML) zugeordnet ist, keinen Zugriff mehr haben auf folgende Apps:
| Bezeichnung | Herkunft | Bemerkung |
|---|---|---|
| Customer Service (CS) | Standard | Model-driven App |
| Sales (SFA) | Standard | Model-driven App |
| Project Service Automation (PSA) | Standard | Model-driven App |
| <beliebige> | Custom | Kein Zugriff auf jedwede benutzerdeifnierte App; egal ob Model-driven oder Canvas |
Stattdessen wird es beginnend mit der Version 2020 Release Wave 1 im Systemstandard drei neue Model-driven App geben, welche eigens für TML bestimmt sind und diesen vom Administrator auch zugänglich gemacht werden können. Bei diesen handelt es sich jeweils um stark reduzierte und TML-kompatible Alternativen ihrer entsprechenden Hub Apps:
Ferner werden die Zugriffsberechtigungen auf Entitäten und sonstige Systemfunktionen limitiert. Hierzu werden alle Sicherheitsrollen herangezogen welche einem Benutzer entweder direkt zugewiesen wurden oder die er im Rahmen einer Teammitgliedschaft “geerbt” hat. Im wesentlichen wird hierbei unterschieden zwischen Lesen (Read) und Vollzugriff (Create, Update, Delete usw.). Lese-Zugriff ist unlimitiert sodass ein Team Member weiterhin lesend auf alle Entitäten zugreifen kann welche ihm seine zugewiesenen Sicherheitsrollen erlauben. Vollzugriff ist für Team Members fortan nur noch für bestimmte Standardentitäten möglich, insbesondere:
| Aktivitäten | activitypointer |
| Ankündigungen | businessunitnewsarticle |
| Kontakte | contact |
| Notizen | annotation |
| Persönliche Ansichten | userquery |
Von der Lizenzbeschränkung ausgenommene Standardentities
Zusätzlich ist Team Membern der Vollzugriff auf maximal 15 Custom Entities erlaubt. Als Custom Entity zählen alle Entitäten welche nicht Teil des Systemstandards sind, also von Microsoft im Rahmen eines Dynamics 365 Moduls entwickelt und verwaltet werden. Hierbei ist zu beachten, dass ebenfalls Entitäten aus Lösungen von 3rd-party Anbietern (ein prominentes Beispiel wäre das Produkt MscrmAddons DocumentsCorePack) als Custom Entity zählen, sowie auch Business Process Flows (besteht technisch aus separater Entity).
Achtung: Wird bei einem Systembenutzer eine der oben genannten Limitierungen überschritten, z.B. aufgrund einer Unachtsamkeit bei der Konfiguration einer Sicherheitsrolle (ein Privileg zu viel), so gilt dieser als nicht-konform mit der TML.
Handlungsempfehlungen
Der Übersichtlichkeit wegen habe ich die Empfehlungen in separate Folgeartikel gegliedert und so auch den ersten Grundstock für eine Artikelserie zum allgemeinen Überthema “Lizenzierung” gelegt. In dieser Serie will ich zukünftig diverse Themen aufgreifen und möglichst praxisnah erörtern.
- Prüfen auf Team Member readiness
- Herstellen von Team Member Kompatibilität
- Workaround Custom App Zugriffslimitierung
- Auswirkungen auf CDS Storage
- Gotchas der PowerApp Lizenzierung
- …
Schlusswort
Das Thema Lizenzierung rund um Dynamics 365 und die gesamte Power Platform ist mittlerweile derart komplex und vielschichtig geworden, dass es meiner Meinung nach einer separate Beraterrolle bedarf, die quasi die Brücke zwischen technischen Implementierungsaspekten und den umfangreichen Lizenzbestimmung mit all ihren Zwischentönen bildet. Ob Microsoft seine Lizenzmodelle auch zukünftig derart grundlegend überarbeitet, halte ich für eher unwahrscheinlich, da es sich bei den jüngsten Änderungen doch viel mehr um längst überfällig Adaptionen an die ganzheitliche Plattformvision im Cloud Kontext handelt. Als wahrscheinlicher sehe ich eher die stetige fein-/justierung der Lizenzmodelle im Zuge der Weiterentwicklungen der zahlreichen Dienste und Features.
Eine fundierte Prüfung ob vorhandene Dynamics 365 Lizenzen optimiert und somit dauerhaft Kosten eingespart werden können (man berücksichtige auch die Rekonzeptionsmassnahmen), gestaltet sich, wie zuvor gesehen, komplexer als man ursprünglich vermuten würde. Es bedarf hierzu einer sehr differenzierten Betrachtung und eines umfassenden Verständnisses der License Guides von Dynamics 365 sowie der Power Platform mitsamt ihrer diversen “lizenzphilosophischen” Nebensätze. Klarheit sollte jedoch auch über die (konzeptionellen) Grenzen von Team Member Lizenzen herrschen:
